Справочник — это тип данных, который объединяет объекты этого типа в один раздел. Введены для создания выпадающих списков.
Содержание справочника — это объекты справочника (элементы выпадающего списка).
Обычно справочники используются для того, чтобы задать несколько значений, либо для того, чтобы дать пользователю возможность выбирать из нескольких существующих вариантов.
Пример: хотим, чтобы у товара было свойство "Поддерживаемые форматы аудио".
Решение: создаем справочник "Форматы аудио", заносим в него: "mp3", "wav", … . Создаем у типа товара поле, которое использует в качестве справочник "Форматы аудио", и выбираем нужные значения.
Ответа на второй вопрос не знаю.
Повторюсь, "я не волшебник, я только учусь"